Les 6 caractéristiques d’un bon fichier

Vous souhaitez acquérir un fichier de prospection ? Mettre à jour des bases de données clients que vous possédez en interne ? Evaluer la qualité d’un fichier qu’on vous a transmis ? De la fraîcheur à la juste nomenclature, en passant par la couverture, la profondeur, le renseignement et la précision, découvrez en détails les 6 caractéristiques d’un bon fichier.

1. La fraîcheur

Un fichier ne vaut rien si les informations qu’il contient ne sont pas à jour ! Soyons clair : le but d’un bon fichier est évidemment de faire gagner du temps à celui qui l’utilise. Pour que ce soit effectivement le cas, il faut penser à l’actualiser régulièrement.
La méthode est simple : il s’agit de (re)valider avec chaque personne qui apparaît dans le fichier les informations sujettes à modification. Plus précisément, vous devrez portez attention aux éléments suivants :

• Le nom de famille de votre interlocuteur. Il peut changer en cas de mariage ou divorce.
• Son adresse postale (attention aux déménagements)
• Son poste, qui est évidemment susceptible d’évoluer dans le temps (on le lui souhaite en tout cas !)
• Le nom de son entreprise. En moyenne, un cadre français change d’employeur tous les 25 ans, ce qui laisse le temps de voir venir. Mais la GenY et la GenZ connaissent une mobilité professionnelle beaucoup plus forte, ce qui est également le cas des non cadres.
• Ses coordonnées téléphoniques. Ligne fixe ou téléphone portable, les deux peuvent changer suite à un déménagement, le choix d’un nouvel opérateur, l’obtention d’un portable professionnel…
• Son adresse mail. Professionnelle, elle est liée à l’entreprise dans laquelle la personne travaille. Personnelle, elle connaît souvent des modifications suite à une évolution du statut marital et/ou en fonction des tendances (Hotmail, Gmail…).

On considère qu’un quart minimum des données d’un fichier devient obsolète chaque année. Si vous achetez un fichier, vérifiez donc sa dernière date de mise à jour. Et de votre côté, pensez à actualiser régulièrement vos fichiers clients !

2. La couverture

Autrement dit : le taux de pourcentage de votre cible couverte par votre fichier. Il faudra vous y intéresser dans le cas d’un achat de fichier. Un taux de couverture peu élevé indique que votre fichier manque de richesse. Il n’a pas su identifier les personnes qui vous intéressent. Résultats : vous risquez de passer à côté d’une part de votre marché, et de vous retrouver à démarcher tout le temps les mêmes interlocuteurs.
Une bonne couverture est indispensable pour vos démarches de prospection, surtout si votre taux de conversion est bas. Autrement, vous allez rapidement être à court de personnes à contacter !

3. La profondeur

On dit qu’un fichier est profond lorsqu’il propose plusieurs contacts pour une même entreprise. Cette caractéristique est importante dans le cas de décisions collégiales, lorsque plusieurs décideurs interviennent sur un projet. Cela vous permettra ainsi de contacter chacun d’entre eux individuellement, pour les faire avancer dans la direction que vous souhaitez.
Ex : la base de données Kompass recense les coordonnées de dirigeants statuaires ou opérationnels

4. Le renseignement

Pour que votre fichier soit utilisable facilement, les informations de contact des personnes qui y apparaissent doivent être bien renseignées. Plus vous avez de moyens de les joindre, plus votre fichier vous permettra d’être performant.
Si le numéro de fixe ne répond pas, vous pourrez en effet essayer le portable, ou bien envoyer un mail. Le renseignement de tous ces canaux est également important pour choisir le moyen de contact le plus apprécié de vos prospects ou clients, au cas par cas.
Des informations liées aux horaires de travail de vos cibles, à leur présence sur les réseaux sociaux (liens vers les profils) et à leur assistant personnel (ligne téléphonique, mail…) constituent sinon un vrai plus.

5. La précision

Indispensable pour votre sélection et votre segmentation, elle se rapporte à toutes les informations concernant l’entreprise au sein de laquelle vos contacts travaillent :

• Taille de l’entreprise
• Chiffre d’affaires
• Code NAF
• Produits ou services commercialisés
• Equipements utiles en rapport avec votre activité
• Etc.

Ces éléments vous aideront également à mieux préparer votre approche commerciale.

6. La juste nomenclature

Il existe des centaines de fonctions différentes au sein des entreprises, et des intitulés de postes très variables de l’une à l’autre. Un bon fichier doit savoir faire les bonnes équivalences entre les diverses appellations qui caractérisent le niveau de hiérarchie et les missions professionnelles de vos interlocuteurs. C’est indispensable pour cibler les bonnes personnes.

Conclusion

Un bon fichier, ça se travaille ! Si les vôtres ne sont plus de qualité suffisante ou si vous avez besoin de vous constituer d’urgence un nouveau fichier, vous pouvez toujours vous tourner vers un prestataire tel que Kompass. Nous commercialisons des bases de données ayant toutes les caractéristiques vues dans cet article !
Source statistique :
http://www.20minutes.fr/economie/1516399-20150113-emploi-cadre-francais-change-employeur-tous-25-ans-trop-peu
http://fr.kompass.com/e/fr/article/prospection-pourquoi-votre-fichier-est-important/