Choisir son prestataire pour un événement BtoB

Par Céline Andreani

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Séminaire, convention, soirée d’entreprise, lancement de produit, journée de cohésion, challenges commerciaux : impossible ou presque pour les entreprises aujourd’hui de ne pas se pencher sur l’organisation d’événements professionnels dans le cadre de leurs activités. Mais, de la logistique aux activités proposées aux participants, en passant par la question cruciale du budget, comment bien choisir votre prestataire pour un événement BtoB ?
Quel que soit l’événement que vous souhaitez mettre en place, voici nos conseils pour l’organiser et opter pour le prestataire idéal afin de faire de ce moment une totale réussite pour votre entreprise.

Sommaire

Bien définir les objectifs de votre événement

Un événement BtoB se doit d’être pensé en fonction de vos objectifs et de l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise.
Un événement professionnel peut être destiné à :

Motiver vos équipes et renforcer la cohésion entre vos collaborateurs
Faciliter les échanges, les rapports humains et l’implication au sein de l’entreprise
Développer votre business et fidéliser vos clients ou séduire de nouveaux prospects
Mettre en avant de nouveaux produits ou faire connaître vos projets entrepreneuriaux

Une fois les objectifs clairement identifiés vous devez les mettre en relation avec les participants que vous souhaitez convier :

Les personnes internes à l’entreprise
Les clients, les prospects ou encore les partenaires (fournisseurs, investisseurs, etc)

Définir le type d’événement à organiser

Une fois que vous avez déterminé vos cibles et vos objectifs, il vous faudra penser au type d’événement correspondant.
Il existe de très nombreuses formules proposées sur le marché des événements BtoB comme par exemple :

Des séminaires ou conventions
Des soirées ou des anniversaires d’entreprises
Des lancements de produits
Des challenges commerciaux
Des événements VIP
Des petits-déjeuners clients
Voyages de motivation ou voyage d’affaire

N’oubliez pas que votre événement doit s’inscrire dans le cadre de vos stratégies marketing et de communication.

Quand et où organiser votre événement BtoB ?

Maintenant que vous avez défini vos cibles et vos objectifs, il vous faut choisir la date et le lieu de votre événement.
Pensez tout d’abord à la date de votre événement qu’il faut anticiper le plus en amont possible :

Soyez attentifs aux autres événements organisés à proximité qui pourraient aussi intéresser vos cibles
Ne programmez pas votre événement au cours des périodes de vacances scolaires et privilégiez plutôt les jours de la semaine comme le mardi ou le jeudi pour éviter les week-ends

Une fois la date arrêtée, il vous faudra choisir un lieu pour votre manifestation.
Votre choix devra se faire en fonction de l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise dans le cadre de l’événement mais aussi en fonction du programme et des animations que vous avez envisagés.
Il est alors temps de penser à l’investissement nécessaire à cet événement :

L’investissement humain (notamment les collaborateurs mobilisés pour la mise en place de l’événement)
L’investissement financier (organisation, logistique, communication)

Toutes les points évoqués nécessitent d’y consacrer du temps, dont vous ne disposez pas forcément. C’est pourquoi vous avez la possibilité de faire appel à un prestataire spécialisé en événement BtoB.