La facturation en ligne va bientôt devenir obligatoire ! Cela implique donc une mise en place & une organisation particulière pour les entreprises qui vendent aux professionnels (B2B) et leurs fournisseurs. Voici quelques points-clés pour tout comprendre au sujet de la facturation dématérialisée et être prêt à changer de façon de faire. Chez Kompass nous vous proposons de réaliser un audit gratuit de votre base de données clients afin d’appréhender afin de mieux ce changement.
Sommaire
1. Qu’est-ce que la facturation dématérialisée?
La facturation dématérialisée est un moyen simple et efficace de réduire le temps et les coûts liés à la gestion des factures. Il s’agit d’un système de facturation numérique qui permet aux fournisseurs et aux clients de se connecter et d’échanger des documents en ligne. La facturation dématérialisée permet aux entreprises d’émettre, transférer et recevoir des factures directement de leur système vers celui de leur partenaire, ce qui évite les erreurs et les retards dans le traitement des factures. Elle est adressée via une plateforme de dématérialisation ce qui différencie ce système des factures « papier » ou du PDF ordinaire.
2. Comment se préparer à passer à la facturation dématérialisée ?
Bien que le calendrier soit tracé, vous pouvez prendre des mesures préventives dès maintenant au sein de votre entreprise afin de vous préparer à ce changement et l’anticiper. Voici quelques recommandations pour effectuer votre transition sereinement vers la facturation dématérialisée :
- Nettoyer votre base de données
Pour émettre des factures, vous devez mettre à jour votre base de données clients et fournisseurs et associer à chaque entité un numéro SIRET. Les plateformes de dématérialisation reconnaissent les entreprises impliquées dans une transaction grâce à ce numéro. Si le SIRET est incorrect ou absent, votre facture sera bloquée. Cette opération est indispensable pour maintenir à jour ou enrichir vos fichiers de prospection. Chez Kompass, nous pouvons vous accompagner. De l’audit à l’enrichissement des données, nous prenons en charge l’ensemble du processus de structuration de votre base. Nous proposons même un audit gratuit vous permettant de voir quel est l’état de votre base de données.
- Mise en conformité de vos factures
Selon la Direction Générale des Finances Publiques, le fait de passer à la facturation dématérialisée nécessite d’accroître le nombre des mentions requises sur les factures électroniques que vous émettez. Si tous les champs requis ne seront pas mentionnés, votre facture dématérialisée pourrait être bloquée.
Voici donc la liste des mentions obligatoires qui doivent apparaitre sur votre document : le numéro de la facture, la date de la vente ou de la prestation de service, l’identité du vendeur ou du prestataire de services, l’identité de l’acheteur ou du client, le numéro du bon de commande, le numéro d’identification à la TVA, la désignation et le décompte des produits et services rendus, le prix catalogue, le taux de TVA légalement applicable, l’éventuelle réduction de prix, la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC), l’adresse de facturation, les informations sur le paiement, l’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans pour certains biens.
3. Comprendre les enjeux de la facturation dématérialisée
Les enjeux sont doubles. Le premier est de lutter contre la fraude à la TVA. En effet, l’État français veut s’assurer de collecter toute la TVA et de détecter les comportements frauduleux grâce à cette obligation de facture dématérialisée.
Le second enjeu est le suivant : le Gouvernement français souhaite lutter contre la bureaucratie et faciliter les démarches administratives des entreprises. Cette obligation de facture dématérialisée permettra aux petites entreprises de gagner en temps et en efficacité dans leurs démarches.
4. Les obligations légales
Selon le site officiel economie.gouv.fr, la facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA interviendra progressivement entre 2024 et 2026. Celles-ci devront suivre des procédures encadrées.
5. Quels sont les avantages et les inconvénients ?
Le passage à la facture dématérialisée possède de nombreux points positifs. Ce changement contribuer notamment à la compétitivité de certaines structures.
En effet, la facturation dématérialisée élimine les coûts liés à la facturation papier, tels que les coûts d’impression, de traitement et d’envoi postal. Selon une étude menée par l’Union Européenne, la facturation électronique peut réduire les coûts de traitement de factures de 60 à 80%. Cela se traduit par des économies significatives pour les entreprises,
En outre, le nombre de papiers nécessaires à l’élaboration des factures est considérablement réduit, ce qui contribue à réduire les coûts opérationnels et à améliorer leur productivité. En réduisant l’utilisation du papier, de l’encre et de l’énergie nécessaire pour imprimer et envoyer des factures, les entreprises peuvent contribuer à réduire leur empreinte carbone. Selon l’Union Européenne, la facturation électronique peut réduire les émissions de CO2 de 20 à 60% par rapport à la facturation papier.
Voici une liste (non exhaustive) des bons points de la facture en ligne :
- Moins de fraudes à la TVA
- Processus sécurisés
- Gain de temps
- Renforce la traçabilité des opérations
- Simplification des processus
La facture dématérialisée comporte de nombreux avantages, mais il y a tout de même quelques inconvénients dans certaines circonstances :
- Adoption par les équipes
- Nécessite un accompagnement dans la conduite du changement
En effet, il y a encore des défis associés à la facturation électronique. L’un des principaux défis est de garantir que les factures électroniques soient conformes aux normes légales et fiscales. Dans de nombreux pays, la facturation électronique est soumise à des réglementations strictes qui définissent les conditions d’utilisation et les obligations des entreprises.
6. Calendrier de mise en place
Le calendrier de mise en place de la facturation dématérialisée est progressif. Il s’étend de 2024 à 2026.
L’obligation de réception de factures électroniques pour toutes les entreprises sera en vigueur à partir du 1er juillet 2024. Concernant l’émission de factures, elle se fera petit à petit en fonction de la taille de votre structure :
- Pour les grandes entreprises, ce sera à partir du 1er Juillet 2024
- Le 1er Janvier 2025 est la date butoir pour passer à la facturation dématérialisée pour les ETI
- Enfin, pour les TPE/PME, elle sera obligatoire à partir du 1er Janvier 2026
7. Choisir la bonne solution logicielle
Pour gérer la facturation dématérialisée, il est primordial de bien choisir sa solution logicielle. Il faut prendre en compte divers critères tels que le prix, la sécurité, l’ergonomie, les fonctionnalités proposées, le support client et la fiabilité. Il existe de nombreux logiciels sur le marché et il est donc important de bien comparer les offres avant de faire un choix.
Il existe deux types de plateformes pour la facturation dématérialisée : celles publics & celles privées. Chaque entreprise est dans l’obligation de déclarer l’une ou l’autre. Toutefois, il est important de garder à l’esprit que la plateforme de dématérialisation privée doit être agréée par l’administration fiscale pour prouver sa capacité à fournir les services demandés.
Les plateformes publiques sont généralement gratuites et accessibles à tous. Elles sont souvent fournies par des organismes gouvernementaux ou des associations professionnelles pour faciliter la facturation dématérialisée et encourager les entreprises à adopter cette pratique. Aussi appelé le Portail Public de Facturation (PPF), cette plateforme fournit aux entreprises un service minimum universel de facture électronique pour le pré remplissage de la déclaration de la TVA. Il centralise, contrôle et transmet à l’administration fiscale les données de facturation et de transaction nécessaires. Les entreprises, en particulier les plus petites, pourront bénéficier gratuitement de la possibilité de transmettre, déposer et saisir en ligne leurs factures (B2B) ainsi que de recevoir celles de leurs fournisseurs.
Les plateformes privées, en revanche, sont souvent payantes et peuvent être conçues sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise. Ces plateformes offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que l’intégration avec des systèmes financiers existants , la possibilité de créer des profils d’utilisateurs personnalisés, le stockage et la gestion des données, ainsi que des outils d’analyse. Ces plateformes sont généralement plus chères que les plateformes publiques, mais elles offrent une plus grande flexibilité et sont donc plus adaptées aux entreprises à grande échelle.
Une fois le logiciel sélectionné, il est important de bien le configurer et de le paramétrer pour qu’il réponde à vos besoins. Il est également nécessaire de bien former l’équipe à son utilisation, afin que la facturation dématérialisée soit gérée efficacement et selon les bonnes pratiques de votre entreprise.
Avez-vous commencé à vérifier la qualité de votre base de données clients ?
Avez-vous toutes les informations pour alimenter vos factures dématérialisées – siret, adresse de livraison, etc … ?
Kompass vous propose de réaliser un audit gratuit de votre base de données clients, afin de faire un point sur :
- La qualité de vos données,
- Les données manquantes.
Suite à cet audit, nous pourrons mettre à jour et compléter les informations manquantes dans votre base afin que vous soyez prêts lors de la mise en place de votre plateforme de dématérialisation de factures.
Sources :
https://www.economie.gouv.fr/cedef/facturation-electronique-entreprises
https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires
Vous voulez en savoir plus ?
Nos équipes vous répondent et vous apportent les solutions qu’il faut pour développer votre prospection !