Data quality : les erreurs les plus fréquentes des bases de données

Sans base de données de qualité, vos actions de prospection ou de marketing seront forcément pénalisées. Il faut donc penser à nettoyer régulièrement vos fichiers. Passons ensemble en revue la plupart des erreurs que vous êtes susceptible de rencontrer… et les bonnes pratiques à mettre en place pour les éviter.

1. Les fautes de frappe ou d’orthographe

Ce sont sans doute les erreurs les plus courantes des bases de données ! Il suffit en effet d’un simple moment d’inattention ou d’une saisie effectuée un peu trop rapidement pour compromettre la qualité de votre base.
Pour les éviter, quelques réflexes sont indispensables :

• relire systématiquement au fil de l’eau les informations rentrées dans la base de données
• faire épeler à son interlocuteur toutes les données délicates, y compris l’orthographe des prénoms courants. Il en existe souvent plusieurs versions, vous n’êtes donc pas à l’abri d’une variante orthographique (ex : Thibault, Thibaud ou Thibaut ?)
• vérifier sur internet les informations pour lesquelles on a un doute (« rue du maréchal ferrant » ou « ferrand », etc).

Il faut aussi, dans la mesure du possible, prendre l’habitude de travailler dans un environnement peu propice aux distractions. Lorsque vous complétez une base de données, privilégiez les endroits calmes (un bureau fermé plutôt qu’un open space) et veillez à rester bien concentré !

2. Les doublons

On les retrouve le plus souvent lorsqu’une base de données est partagée entre plusieurs utilisateurs. Chacun d’entre eux aura le réflexe de saisir ses propres contacts, sans vérifier que ses collègues ne les a pas dans sa liste également !
Le risque de doublons augmente si la base de données comporte de nombreux enregistrements. Les utilisateurs se rendront moins facilement compte qu’ils saisissent à nouveau des données déjà présentes dans la base.
Pour éviter ces écueils :

• Définissez un process clair pour la saisie des contacts partagés : qui saisit quoi, qui s’arrête où ?
• Favorisez la communication entre les différents utilisateurs de la base de données
• Procédez toujours par une vérification : les données que vous vous apprêtez à saisir sont-elles bien inédites ?

Si vous suspectez un risque de doublons, pas de panique ! Vous pouvez facilement dédoublonner votre base de données sous Excel. Cette pratique doit d’ailleurs être réalisée régulièrement pour garantir la qualité de votre base.

3. Les espaces inadéquats

Ils font partie des erreurs de saisie et sont peu compromettants, sauf s’ils touchent à l’adresse mail de vos destinataires. Dans ce cas, vos mailings ne pourront pas être délivrés et augmenteront votre taux de « hard bounce ». Le plus dommage étant bien sûr que vous ne parviendrez pas à toucher vos prospects, et passerez donc à côté de chiffre d’affaires potentiel.
Pour faire en sorte que votre base de données ne comprenne de telles erreurs, il faut évidemment être rigoureux lors de la saisie des données. Vous pourrez facilement corriger les espaces inadéquats sous Excel grâce à la fonction « Remplacer », qui permet de les identifier puis de les supprimer automatiquement.

4. Les données mal normées ou mal structurées

Lorsque les données d’un fichier sont mal normées ou mal structurées, il devient difficile à exploiter. Typiquement, vous pourrez rencontrer des problèmes pour segmenter votre base de données ou pour réaliser des publipostages.
Dans certains cas extrêmes, vous pouvez même perdre la maîtrise de la base de données. Prenons l’exemple d’un fichier de fournisseur qui comporterait une colonne « montant », sans plus de précision. Dans cette colonne, certains utilisateurs indiqueront le montant prévisionnel des affaires en cours avec ce fournisseur. D’autres le montant que le fournisseur a facturé. D’autres encore le montant payé par l’entreprise. Certains mettront les coûts en HT, et d’autres en TTC. Etc. Au final, votre fichier se retrouvera totalement inexploitable !
Pour ne pas en arriver là :

• Prédéfinissez des formats de données chaque fois que possible
• Choisissez des intitulés bien explicites pour vos différents champs
• Rédigez un mode d’emploi de votre base de données si elle est complexe.

Conclusion

Créer et maintenir une base de données « propre » n’est pas évident ! Suivez bien tous nos conseils pour éviter que votre base de données ne perde en qualité au fil du temps. Pensez également à l’actualiser régulièrement, et à y exclure les NPAI et adresses dormantes. Vous obtiendrez ainsi une base données pertinente, à utiliser sans appréhension !